Llevo más de un año trabajando en Eslovenia y hasta ahora apenas había contado nada de mi trabajo en este blog. De qué va eso de Documentum que nos tiene tan ocupados. Para saciar la curiosidad del personal estoy preparando una serie de articulitos sobre sistemas de gestión de documentos en general, y sobre Documentum en particular.

Pero empecemos por el principio. Durante los últimos años, todas las empresas han ido incorporando distintas aplicaciones empresariales a su funcionamiento. Bien sea mediante sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) o CRM (Customer Relationship Management) las empresas han informatizado tanto sus procesos productivos como la relación con sus clientes. El siguiente paso de esta “carrera” es incorporar un sistema de gestión documental, o DMS por sus siglas en inglés.

Un sistema de gestión documental permite a la empresa almacenar todos sus documentos en un archivo centralizado. A parte de simplificar el acceso a grandes cantidades de información, un sistema de gestión documental permite a la empresa deshacerse del papel en sus operaciones diarias. Los documentos en papel que cualquier empresa maneja pueden ser sistemáticamente escaneados, convertidos a formato digital, e incorporados al sistema. Es incluso posible la conexión con otras aplicaciones empresariales; como las antes mencionadas ERP y CRM.

Para ilustrar un poco mejor como funciona esto de la “gestión de documentos”, vamos a usar un ejemplo típico; de cualquier presentación de marketing. Supongamos una empresa a la que le llegan cientos de facturas en papel a lo largo del día. El proceso típico implica que las facturas vayan hasta el departamento encargado de su aprobación. Allí, el papel puede llevar una ruta más o menos complicada mientras los empleados implicados en su aprobación dan el visto bueno. Al final, cuando la factura ha sido aprobada, la emite la orden de pago. El tiempo empleado en todo el proceso, dependerá tanto de la complejidad del proceso de aprobación y de la carga de trabajo de cada empleado, como del tiempo perdido en “marear” a la factura por la empresa.

Ahora bien, ¿qué pasa si la empresa tiene un sistema de gestión documental? Todas las facturas entrantes pueden ser escaneadas e incorporadas al DMS. Una vez dentro del sistema, son dirigidas automáticamente a las personas encargadas de su aprobación. El empleado recibirá una tarea en su correo relativo a la factura. Podrá entonces compararla con la orden de compra emitida en su momento, con el contrato firmado con el cliente o con cualquier otro documento relativo a la operación. Una vez la factura ha sido aprobada, se enlaza con el sistema de gestión y se emite la orden de pago. Y si queremos ir un paso más allá, tanto el emisor como el receptor de la factura podrían compartir un servidor en el que se intercambiarían las facturas en formato electrónico, haciendo desaparecer el papel por completo.

Este ejemplo se puede extender a todos los documentos que cualquier empresa ha de gestionar:  las  reclamaciones en una empresa de seguros, los nuevos contratos para un operador de telefonía, documentación sobre ensayos clínicos para una farmacéutica, todas las declaraciones de impuestos para Hacienda, etc. La lista es prácticamente ilimitada.

En el siguiente post me centraré en los aspectos técnicos más comunes a todos estos sistemas de gestión documental. Y para el resto, creo que entraré en harina con Documentum, el DMS que me quita el sueño, o quizás no llegue a tanto 😀

 

One Response to Documentum: las bases (I)

  1. […] post:  Documentum: las bases (I) 25 Oct 09 | […]

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